Terms and Conditions

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) -- instantKOM instantKOM | Inh. Simon Theophil | Ostring 8, 76131 Karlsruhe | info@instantkom.app Zuletzt aktualisiert: 12.04.2026 § 1 Geltungsbereich und Vertragspartner (1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend ,,AGB") gelten für alle Verträge zwischen instantKOM, Inh. Simon Theophil, Ostring 8, 76131 Karlsruhe (nachfolgend ,,instantKOM", ,,wir" oder ,,uns") und Unternehmen, Gewerbetreibenden oder sonstigen Personen, die die Plattform instantKOM für geschäftliche oder berufliche Zwecke nutzen (nachfolgend ,,Kunde"). (2) Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind von der Nutzung ausgeschlossen. instantKOM richtet sich ausschließlich an Unternehmen (B2B). (3) Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Kunden erkennen wir nicht an, es sei denn, wir haben deren Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt. (4) Diese AGB gelten auch für alle zukünftigen Nutzungen der Plattform, ohne dass es eines erneuten Hinweises bedarf. § 2 Leistungsbeschreibung (1) instantKOM ist eine cloudbasierte Software-as-a-Service-Plattform (SaaS), die Unternehmen ermöglicht, Messaging-Kanäle (insbesondere WhatsApp Business API, SMS, Telegram, RCS, Signal, Instagram Direct, Facebook Messenger) zentral zu verwalten, zu automatisieren und zu analysieren (nachfolgend ,,Plattform" oder ,,Dienst"). (2) Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem jeweils gebuchten Tarif (vgl. § 4). Die jeweils aktuelle Leistungsbeschreibung ist auf https://start.instantkom.app einsehbar und Bestandteil dieser AGB. (3) Wir erbringen Leistungen ausschließlich als technischer Dienstleister. Die Verantwortung für Inhalte, Nachrichten und die Einhaltung der Nutzungsbedingungen Dritter (insbesondere Meta/WhatsApp Business Policy) liegt beim Kunden. (4) Wir sind berechtigt, Dritte (Sub-Dienstleister) zur Erbringung der Leistungen einzusetzen. Eine aktuelle Liste der eingesetzten Sub-Prozessoren ist im Trust Center unter https://start.instantkom.app/trust-center/ einsehbar. § 3 Vertragsschluss und Account-Erstellung (1) Der Vertrag kommt durch Registrierung des Kunden auf der Plattform (Self-Service) zustande. Mit der Erstellung eines Accounts und der Akzeptanz dieser AGB sowie der Datenschutzerklärung kommt ein Vertrag zu Stande. (2) Der Kunde muss bei der Registrierung vollständige und wahrheitsgemäße Angaben machen. Pseudonyme sind nicht zulässig. (3) Jeder Kunde erhält nach Registrierung einen kostenlosen Account (Free-Tarif, § 4 Abs. 1). Ein Upgrade auf kostenpflichtige Tarife erfolgt jederzeit self-service im Account-Bereich. (4) Pro Unternehmen ist grundsätzlich ein Account zulässig. Die Nutzung mehrerer Accounts zur Umgehung von Limits ist untersagt. (5) Mit dem Abschluss des Vertrages akzeptiert der Kunde auch den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO, der im Account-Bereich heruntergeladen werden kann und integraler Bestandteil dieses Vertrages ist. § 4 Tarife (Free, Starter, Business, Enterprise) (1) Free-Tarif (dauerhaft kostenlos) Der Free-Tarif ist zeitlich unbegrenzt verfügbar und kostenlos, solange der Kunde nicht aktiv in einen kostenpflichtigen Tarif wechselt. Er enthält einen eingeschränkten Funktionsumfang. Details zum Funktionsumfang sind der Preisseite auf https://start.instantkom.app/preise/ zu entnehmen. Der Free-Tarif unterliegt Nutzungslimits gemäß § 5. (2) Starter-Tarif - 1 Messaging-Kanal - bis zu 500 Abonnenten - bis zu 25.000 Nachrichtenübertragungen/Monat - Funktionen: Newsletter & Chat, Web-Widgets & QR-Codes, Templates & Tags, E-Mail-Weiterleitung - Preis: gemäß aktueller Preisliste auf https://start.instantkom.app/preise/ (3) Business-Tarif - 3 Messaging-Kanäle - bis zu 3.000 Abonnenten - bis zu 100.000 Nachrichtenübertragungen/Monat - Funktionen: Alle Starter-Funktionen, plus Bots, Segmentierung & API-Zugang, 5 Team-Mitglieder & Tickets, RSS-Feeds & Umfragen, Echtzeit-Übersetzung & KI-Analyse - Preis: gemäß aktueller Preisliste auf https://start.instantkom.app/preise/ (4) Enterprise-Tarif - 5 Messaging-Kanäle - bis zu 10.000 Abonnenten - bis zu 500.000 Nachrichtenübertragungen/Monat - Funktionen: Alle Business-Funktionen, plus SLA & persönlicher Account-Manager, 15 Team-Mitglieder, White-Label & Audit-Log, API-Whitelisting & High-Performance-Infrastruktur - Preis: gemäß aktueller Preisliste auf https://start.instantkom.app/preise/ (5) Wir behalten uns vor, weitere Tarife einzuführen oder bestehende Tarife anzupassen. Der Kunde wird über wesentliche Änderungen mindestens 30 Tage vor deren Inkrafttreten informiert (vgl. § 14). § 5 Nutzungslimits und Soft-Limit-Konzept (1) Grundsatz (Soft-Limits): instantKOM setzt auf ein Soft-Limit-Modell. Das bedeutet: Bei Überschreitung eines Nutzungslimits (Abonnenten, Nachrichtenübertragungen, Kanäle) erfolgt keine automatische Sperrung des Accounts. Stattdessen gilt folgendes Verfahren: (2) Benachrichtigung bei Annäherung: Ab Erreichen von 80 % eines tariflichen Limits erhält der Kunde eine automatische Benachrichtigung per E-Mail mit dem Hinweis auf die verbleibende Kapazität und einer Upgrade-Empfehlung. (3) Benachrichtigung bei Überschreitung: Bei Überschreitung eines Limits erhält der Kunde eine E-Mail-Benachrichtigung. Der Dienst bleibt zunächst vollumfänglich nutzbar. (4) Kulanzfrist: Der Kunde hat eine Kulanzfrist von 14 Kalendertagen ab Überschreitungsbenachrichtigung, um: - in einen höheren Tarif zu wechseln (Self-Service im Account), oder - die Nutzung auf das tarifliche Limit zu reduzieren. (5) Nach Ablauf der Kulanzfrist: Wird das Limit nach Ablauf der Kulanzfrist weiterhin überschritten, sind wir berechtigt: - die überplanmäßige Nutzung gesondert gemäß der jeweils gültigen Überschreitungspreise abzurechnen, oder - den Account automatisch in den nächsthöheren Tarif hochzustufen (Upgrade) unter entsprechender Anpassung der Abrechnung. Der Kunde wird hierüber vorab per E-Mail informiert. (6) Im Free-Tarif gelten gesonderte Limits, die auf der Preisseite veröffentlicht sind. Eine Kulanzfrist besteht auch hier. (7) Technische Maßnahmen (z.B. temporäre Drosselung) bleiben bei extremen Überschreitungen vorbehalten, die die Systemstabilität für andere Kunden gefährden. § 6 Vergütung und Abrechnung (1) Die Vergütung für kostenpflichtige Tarife richtet sich nach der zum Zeitpunkt der Buchung gültigen Preisliste auf https://start.instantkom.app/preise/. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer. (2) Abrechnungsintervall: Kostenpflichtige Tarife werden monatlich oder jährlich im Voraus abgerechnet. Das Abrechnungsintervall wählt der Kunde bei der Buchung. Bei jährlicher Buchung wird ein Rabatt gemäß aktueller Preisliste gewährt. (3) Zahlungsmittel: Die Zahlung erfolgt per Kreditkarte, SEPA-Lastschrift oder anderen von uns angebotenen Zahlungsmitteln. Diese sind im Account-Bereich hinterlegbar. Die Verarbeitung von Zahlungsdaten erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland (,,Stripe"). Kreditkartendaten werden ausschließlich durch Stripe verarbeitet; instantKOM speichert keine vollständigen Zahlungsdaten (PCI-DSS-Compliance liegt bei Stripe). Mit der Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs akzeptiert der Kunde auch Stripes Nutzungsbedingungen (https://stripe.com/de/legal/ssa). Stripes Datenschutzbestimmungen sind unter https://stripe.com/de/privacy einsehbar. (4) Fälligkeit: Rechnungen sind sofort fällig. Bei Zahlungsverzug sind wir berechtigt, die Nutzung nach vorheriger Mahnung mit angemessener Nachfrist zu sperren. (5) Preisänderungen: Preisänderungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor deren Inkrafttreten per E-Mail angekündigt. Stimmt der Kunde der Preisänderung nicht zu, kann er bis zum Inkrafttreten der Änderung ordentlich kündigen (§ 8). Ohne Widerspruch gilt die Preisänderung als akzeptiert. (6) Rückerstattungen: Bereits bezahlte Entgelte für laufende Abrechnungsperioden werden grundsätzlich nicht erstattet, es sei denn, die Kündigung erfolgt aus einem von uns zu vertretenden wichtigen Grund. (7) Umsatzsteuer: Bei B2B-Kunden aus EU-Mitgliedstaaten (außer Deutschland) erfolgt die Abrechnung per Reverse-Charge-Verfahren. Kunden außerhalb der EU werden ohne deutsche Umsatzsteuer fakturiert. § 7 Vertragslaufzeit und automatische Verlängerung (1) Beginn: Der Vertrag beginnt mit der Registrierung und Akzeptanz dieser AGB. (2) Free-Tarif: Der Free-Tarif läuft auf unbestimmte Zeit und kann jederzeit ohne Frist durch Löschung des Accounts beendet werden. (3) Monatliche Tarife: Kostenpflichtige Monats-Tarife haben eine Mindestlaufzeit von einem (1) Monat und verlängern sich automatisch um jeweils einen weiteren Monat, sofern nicht rechtzeitig gekündigt wird (§ 8). (4) Jährliche Tarife: Kostenpflichtige Jahres-Tarife haben eine Mindestlaufzeit von zwölf (12) Monaten und verlängern sich automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, sofern nicht rechtzeitig gekündigt wird (§ 8). § 8 Kündigung (1) Ordentliche Kündigung durch den Kunden: Der Kunde kann seinen kostenpflichtigen Tarif jederzeit Self-Service im Account-Bereich kündigen. Die Kündigung wird zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode wirksam. Der Account wechselt dann in den Free-Tarif, sofern der Kunde den Account nicht vollständig löscht. (2) Vollständige Account-Löschung: Der Kunde kann seinen Account jederzeit im Account-Bereich dauerhaft löschen. Nach Löschung werden alle Daten gemäß unserer Datenschutzerklärung und dem vereinbarten AVV gelöscht (Löschfristen beachten). (3) Kündigung durch instantKOM: Wir können den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen ordentlich kündigen. Eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund (z.B. Verstoß gegen § 10 oder § 11) bleibt vorbehalten. (4) Außerordentliche Kündigung: Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Wichtige Gründe für uns sind insbesondere: - Erhebliche Verstöße gegen diese AGB - Nutzung der Plattform für illegale Zwecke - Verstoß gegen die WhatsApp Business Policy oder andere Plattform-Richtlinien Dritter - Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen trotz Mahnung - Insolvenz des Kunden (5) Kündigungen müssen über den Account-Bereich oder schriftlich (per E-Mail an info@instantkom.app) erfolgen. § 9 Verfügbarkeit und Service Level (1) Angestrebte Verfügbarkeit: Wir streben eine Verfügbarkeit der Plattform von 99 % im Jahresmittel an (bezogen auf 24/7-Betrieb, exklusive geplanter Wartungsfenster). (2) Wartungsfenster: Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit in nutzungsschwachen Zeiten (Nacht/Wochenende) durchgeführt und vorab im Status-Dashboard unter https://start.instantkom.app/trust-center/ angekündigt. (3) Enterprise-SLA: Kunden im Enterprise-Tarif erhalten einen gesonderten Service Level Agreement (SLA) mit erweiterten Verfügbarkeitsgarantien und definierten Reaktionszeiten. Details zum Enterprise-SLA sind im Trust Center unter https://start.instantkom.app/trust-center/ einsehbar. (4) Keine Garantie: Abgesehen von Enterprise-SLAs begründet die angestrebte Verfügbarkeit keine rechtlich verbindliche Garantie. Ausfälle durch höhere Gewalt, Drittanbieter (z.B. Meta/WhatsApp-Ausfälle) oder durch den Kunden verursachte Probleme sind ausgenommen. § 10 Kundenpflichten (1) Der Kunde ist verpflichtet: - vollständige und aktuelle Kontakt- und Abrechnungsdaten anzugeben und aktuell zu halten; - Zugangsdaten sicher zu verwahren und nicht an Dritte weiterzugeben; - die Plattform nur für rechtmäßige Zwecke und in Übereinstimmung mit diesen AGB zu nutzen; - die Nutzungsbedingungen aller integrierten Drittanbieter (insbesondere Meta WhatsApp Business Policy) einzuhalten; - gültige Opt-Ins der Empfänger vor dem Versand von Nachrichten sicherzustellen; - Opt-Out-Anfragen (z.B. STOP-Befehle) unverzüglich zu berücksichtigen; - keine Spam-Nachrichten oder unerwünschte Werbung zu versenden. (2) Der Kunde ist allein verantwortlich für alle Inhalte, die über die Plattform versendet werden, einschließlich der Einhaltung von Urheberrecht, Datenschutzrecht und Wettbewerbsrecht. (3) Der Kunde darf die Plattform nicht nutzen für: - Versand von Spam oder Phishing-Nachrichten - Verbreitung illegaler, diskriminierender oder beleidigender Inhalte - Reverse Engineering oder Dekompilierung der Software - Überschreitung von API-Limits auf technischem Weg (z.B. durch Automatisierung über autorisierte API-Nutzung hinaus) - Weiterverkauf des Dienstes ohne unsere ausdrückliche Zustimmung § 11 Schutz der Plattform und Geistiges Eigentum (1) instantKOM und alle Bestandteile der Plattform (Software, Designs, Logos, Marken, Texte) sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte liegen bei instantKOM, Inh. Simon Theophil. (2) Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht an der Plattform für die Dauer des Vertragsverhältnisses und im Rahmen des gebuchten Tarifs. (3) Durch die Nutzung der Plattform werden keine weitergehenden Rechte an der Software oder am geistigen Eigentum von instantKOM übertragen. (4) Der Kunde räumt instantKOM das Recht ein, Kundendaten (anonymisiert und aggregiert) zur Verbesserung der Plattform, zur Analyse und zu statistischen Zwecken zu nutzen. § 12 Datenschutz und Auftragsverarbeitung (1) Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch instantKOM im Rahmen der Leistungserbringung erfolgt gemäß unserer Datenschutzerklärung unter https://start.instantkom.app/datenschutz/ und dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. (2) Der Kunde fungiert bei der Nutzung der Plattform als Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO), instantKOM als Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8 DSGVO). (3) Mit Akzeptanz dieser AGB stimmt der Kunde dem AVV zu. Der AVV kann jederzeit im Account-Bereich heruntergeladen werden. (4) Der Kunde ist allein verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Daten seiner Kontakte/Empfänger (insbesondere gültige Einwilligungen nach Art. 6 DSGVO). (5) Beide Parteien verpflichten sich zur Einhaltung der anwendbaren Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO. § 13 Gewährleistung und Haftung (1) Gewährleistung: Wir erbringen die Leistungen nach den Regeln der Technik und dem Stand des beschriebenen Funktionsumfangs. Eine Gewähr für ununterbrochene, fehlerfreie Verfügbarkeit oder für bestimmte Ergebnisse (z.B. Zustellraten) übernehmen wir nicht. (2) Haftungsbeschränkung: Unsere Haftung ist auf Schäden begrenzt, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen. Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) und nur in Höhe des vorhersehbaren, vertragstypischen Schadens. (3) Haftungshöchstgrenze: Bei leichter Fahrlässigkeit ist unsere Haftung auf den Betrag begrenzt, den der Kunde in den letzten zwölf (12) Monaten vor Schadenseintritt an monatlichen Entgelten an uns geleistet hat. (4) Ausnahmen: Die Haftungsbeschränkungen gelten nicht für: - Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit - Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz - arglistig verschwiegene Mängel - Schäden aus der Verletzung einer Garantie (5) Drittanbieter: Wir haften nicht für Ausfälle oder Fehler von Drittanbieter-Diensten (insbesondere Meta/WhatsApp, Telekommunikationsanbieter, SMS-Provider), die außerhalb unseres Einflussbereichs liegen. (6) Mitverschulden: Im Falle eines Mitverschuldens des Kunden (z.B. ungesicherte Zugangsdaten, Verstoß gegen Kundenpflichten) wird die Haftung entsprechend gemindert. § 14 Änderungen der AGB (1) Wir behalten uns vor, diese AGB anzupassen, insbesondere bei: - Einführung neuer Features oder Tarife - Änderungen der gesetzlichen Anforderungen - Änderungen bei Drittanbieter-Policies (z.B. WhatsApp Business Policy) (2) Änderungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail und durch Hinweis im Account angekündigt. (3) Widerspricht der Kunde den geänderten AGB nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Ankündigung, gelten die geänderten AGB als akzeptiert. Auf dieses Zustimmungsfiktion werden wir in der Ankündigung ausdrücklich hinweisen. (4) Widerspricht der Kunde, endet der Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der neuen AGB. Bereits bezahlte Entgelte für danach liegende Zeiträume werden anteilig erstattet. § 15 Geheimhaltung (1) Beide Parteien verpflichten sich, alle vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei, die im Rahmen der Vertragsbeziehung bekannt werden, vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben. (2) Als vertraulich gelten insbesondere: Geschäftsgeheimnisse, Kundendaten, technische Informationen zur Plattform und Preiskonditionen. (3) Diese Geheimhaltungspflicht gilt für die Dauer des Vertrages und für zwei (2) Jahre nach Vertragsende. (4) Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind oder werden, ohne dass dies auf eine Pflichtverletzung zurückzuführen ist. § 16 Streitbeilegung und anwendbares Recht (1) Anwendbares Recht: Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). (2) Gerichtsstand: Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Karlsruhe, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. (3) EU-Online-Streitbeilegung: Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit: https://ec.europa.eu/consumers/odr. Wir sind nicht verpflichtet und nicht bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen (da wir ausschließlich B2B-Kunden haben). § 17 Schlussbestimmungen (1) Salvatorische Klausel: Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. (2) Schriftform: Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform (E-Mail genügt). Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. (3) Abtretung: Der Kunde darf seine Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nicht ohne unsere vorherige schriftliche Zustimmung auf Dritte übertragen. Wir dürfen unsere Rechte und Pflichten im Rahmen von Unternehmensreorganisationen oder -verkäufen übertragen; der Kunde wird hierüber informiert. (4) Gesamte Vereinbarung: Diese AGB, zusammen mit dem AVV, der Datenschutzerklärung und der jeweils gültigen Preisliste, stellen die gesamte Vereinbarung zwischen den Parteien dar und ersetzen alle vorherigen Vereinbarungen.